«Бухгалтерия на аутсорсинге – это экономия и спокойные нервы» — выдержка из статьи с сайта top-personal.ru, 2011 год:
Автор: Оксана Паничкина
Роман Маячкин, директор ООО «АбсолютИнжиниринг», имеет многолетний опыт работы с бухгалтерией на аутсорсинге ... Эксперт рассказал нам о преимуществах и подводных камнях работы с аутсорсинговой бухгалтерией.
Экономия, экономия и еще раз экономия!
Роман Владимирович, в чем основной плюс обращения к услугам аутсорсинговой компании?
— Идет существенная экономия на содержании штатного бухгалтера или целого отдела бухгалтерии. Это зарплата, социальные гарантии, покупка и обслуживание техники, установка программного обеспечения, канцтовары. Если подсчитать, то выходит круглая сумма. Я также перевел обслуживание компании в плане бухгалтерских услуг на аутсорсинг.
Мы работаем по договору на протяжении пяти лет: платим деньги, а остальное нас не волнует. Бухгалтеры занимаются всеми проблемами сами, а мы получаем только результат, избавляя себя от головной боли. Еще один довод в пользу аутсортинговой компании – постоянное изменение законов. И у нас нет необходимости отправлять сотрудника на повышение квалификации, на обучение. В процентном соотношении можно сэкономить 50 %. Возьмем обычный средний бизнес: предприятие с годовой выручкой 20 млн руб. Минимальная зарплата бухгалтера около 20 тыс. руб.
Еще один плюс – это независимость и законопослушность нашей бухгалтерии. Иногда у штатных сотрудников возникают прения с начальством: сотрудники просят повысить заработную плату, предоставить отгулы, дополнительный отпуск и т. д. Когда же эксперт работает независимо, эти проблемы также снимаются. Да и компромиссы достигаются в данном случае проще. И вместе с тем – существенная экономия. При этом если человек уходит на больничный или в отпуск, опять же заказчика это не должно волновать – он в любом случае платит только за результат. Стоит также учесть, что на компанию работает в случае аутсорсинга не один-два бухгалтера, а сразу несколько. Проблемы решаются комплексно.
Причем осуществляется и юридическая консультация. Мы лично платим за услуги аутсорсинговой компании 15 тысяч рублей в месяц. А если бы мы нанимали штатного специалиста, то такого же уровня бухгалтерское сопровождение обойдется не менее чем в 30 тысяч рублей. Освободившиеся же площади, которые не надо отдавать под офис для бухгалтерского обслуживания, можно сдавать в аренду или же посадить туда менеджеров по продажам, которые принесут вашей фирме доход. Основной показатель того, что бухгалтерия на аутсорсинге ведет свои дела качественно, когда голова предпринимателя освобождена от тревог за бухгалтерские дела и он может заниматься стратегическим планированием своего бизнеса. Ведь в этом и заключается главное предназначение предпринимателя.
Если у сотрудников или директора компании возникают связанные с финансами и работой бухгалтерии вопросы, каким образом их следует решать в случае сотрудничества с бухгалтерией на аутсорсинге?
— Всегда можно договориться и снять свои вопросы. В частности, в аудиторской компании есть человек, которому мы можем позвонить в любое время дня и ночи, и он за 3 часа снимет любой вопрос или решит проблему. Еще один плюс – это обязательный аудит данных, которым занимается компания на аутсорсинге. На аудит уйдет меньше времени, денег, так как компания на аутсорсинге уже знает специфику предприятия, бухгалтерию которого она ведет. Так что и на аудите в случае аутсорсинга можно сэкономить. Бухгалтерию можно передать в руки этой независимой компании в любой момент. Профессионалы, которые наведут порядок в делах, помогут решить спорные вопросы. Если же возникла потребность прекратить отношения с данной организацией, то можно передать дела либо другой компании, либо пригласить штатного бухгалтера. И при этом не надо выплачивать отпускные и другие деньги, которые полагаются при увольнении штатного сотрудника.
Застрахован – значит защищен
Каким образом следует осуществлять контроль над аутсорсинговой компанией?
— Не будем говорить о наемных бухгалтерах, которые работают на дому, хотя среди них тоже есть виртуозы. Мы говорим о профессиональной компании, работа в которой поставлена на постоянные рельсы и осуществляется на коммерческой основе. Контроль следует осуществлять через приставленного к вам человека, который должен решать все проблемы в оперативные сроки. Качество работы данного сотрудника – уже показатель работы фирмы. Если рабочие механизмы отлажены как часы, человек быстро решит все вопросы.
Многие подобные компании, в том числе и та, услугами которой мы пользуемся, страхуют ответственность от профессиональной ошибки. Это очень важно.
Например, вы стараетесь постоянно контролировать работающего с вами штатного бухгалтера. Но сделать это сложно, ведь собственник или директор компании не являются специалистами в бухгалтерских делах. Да и не обязаны ими быть. И вот возникает ситуация, когда бухгалтер нечаянно ошибается – срабатывает пресловутый человеческий фактор. Например, несколько бухгалтеров ведут несколько фирм. Один отвечает за сбыт, другой – за производство. Бухгалтеры могут сработать неслаженно, не успеть договориться. Всегда есть риск получить многомиллионный штраф от налоговой. И что же вы сделаете? Лишите человека зарплаты, и он будет работать на вас бесплатно несколько лет? Наша же организация застрахована на 1 млн руб. на случай возникновения страхового случая по вине бухгалтера. И я спокоен.
Профессиональные компании работают на свой авторитет. Им очень важно заботиться о своей репутации на рынке, иначе число их клиентов не будет расти – сарафанное радио может вообще разрушить бизнес компаний. А нерадивый штатный бухгалтер может сменить множество рабочих мест – делать это постоянно. А вот о некачественной или нечестной работе целой фирмы станет известно быстро.
Как выбрать профессиональную, грамотную компанию, которая способна на аутсорсинге предоставлять качественные услуги?
— В первую очередь, работает сарафанное радио. Я обращаю внимание на то, что люди говорят о компаниях и их сотрудниках. Конечно же, нужно сосредоточить внимание на опыте фирмы: сколько эта компания работает на рынке, какова ее репутация, количество осуществленных проектов, какие компании фирма ведет. Если она три года успешно работает на рынке, набирает обороты, расширяет штат, ей можно доверить свою бухгалтерию. Но лучше прийти и пообщаться с директором фирмы, посмотреть на офис, увидеть объем работы, который она выполняет. Если компания сильная, это видно сразу – и по общению, и по офису, и по клиентам.
Выгода – новичкам и малышам
Кому прежде всего выгодно нанимать аутсорсинговую компанию?
— Новичкам – тем, кто начинает свой бизнес, особенно малый бизнес. Начинающий с нуля предприниматель не всегда может позволить себе грамотного штатного бухгалтера с опытом работы. Индивидуальные предприниматели зачастую делают все сами. Но законодательство постоянно меняется, и необходимо знать формы отчетности, а часто на это не хватает времени и средств. Также с аутсорсинговыми компаниями в плане ведения бухгалтерии выгодно работать сезонникам. Если брать штатного бухгалтера, необходимо платить оклад каждый месяц, а доходы зависят от сезона. В данной же ситуации оплата идет по договору – фиксированно от количества документов. Если «оборотки» нет, документов тоже нет – соответственно, оплата услуг бухгалтера на аутсорсинге будет небольшой. Опять-таки убираем затраты на программное обеспечение, помещение и т. д. Очень выгодно и эффективно работать с такой бухгалтерией инвесторам – людям, которые инвестируют деньги в проекты и требуют независимой бухгалтерии. Инвесторы видят реальные показатели. Инвесторы уверены, что их никто не обкрадывает. Также аутсорсинговая бухгалтерия выгодна многоликому бизнесу. Допустим, предприниматель владеет заводом по производству кирпича. И на свободные средства открывает ресторан. Конечно, в ресторанный проект лучше взять бухгалтера, работающего с торговлей и с общепитом. С производством – другая история. Здесь должно быть два бухгалтера.
Роман Владимирович, некоторые бухгалтеры и финансовые директора считают, что аутсорсинговые компании никогда не станут заниматься аналитикой имеющихся сведений и, как следствие, не будут искать оптимальные пути решения проблем, не будут экономить средства фирмы, на которую работают. У этих людей цель одна – сдать отчеты в срок.
— Я считаю, что заниматься экономией – это задача экономистов, а не бухгалтеров. Если фирма небольшая – это задача либо генерального, либо коммерческого директора. Данные по финансам следует постоянно отслеживать, анализировать. Достаточно проверить затраты, посмотреть акт сверки – и вы все увидите. Если руководителю это интересно, то он будет это делать, а все остальное нужно прописать в договоре. Можно заказать первичный учет бухгалтерии, а аналитику дополнительно предусмотреть в договоре с учетом доплаты. Для малого и среднего бизнеса бухгалтерия на аутсорсинге – это оптимальный вариант экономии. Хотя сейчас очень многие крупные фирмы тоже уходят на аутсорсинг. Но в этом случае ситуация выглядит несколько иначе. Например, в одной крупнейшей нижегородской компании раньше была большая по штату бухгалтерия. Но руководство в целях экономии решило перевести бухгалтерию в Волгоград. Рабочая сила там значительно дешевле, а квалифицированных рабочих найти не проблема.
Какие подводные камни существуют при сотрудничестве с бухгалтерией на аутсорсинге?
— Это страх руководителя потерять контроль над данным бизнес-процессом. Считается, что находящегося в штате человека контролировать проще. Но при наличии современных коммуникаций – электронной почты, скайпа с возможностью видео – все механизмы сбора информации в оперативные сроки отлажены. Иногда при работе с аутсорсинговой бухгалтерий у собственника бизнеса появляются сомнения в квалификации бухгалтеров. Я уже говорил выше, каким образом следует подходить к выбору аутсорсинговой компании.
Не исключен момент утечки конфиденциальной, связанной с бизнесом информации. Но если вы работаете с профессиональной фирмой, этот момент будет исключен на все 100 %. Такие фирмы очень дорожат своей репутацией – именем на рынке. Также руководителей волнует, кто будет нести ответственность за допущенные ошибки. Опять же повторюсь, если фирма солидная, все ошибки будут застрахованы.
Какие тенденции в работе с аутсорсинговыми компаниями Вы назовете?
— Крупный бизнес выводит функции в отдельные подразделения. Это по сути тот же аутсорсинг, но внутри одного отделения. Переводить бухгалтерию в другие города сложно – вопрос контроля становится проблематичным. Но если компания открывает в другом регионе филиал или производство, то выгодно держать бухгалтерию там, где есть производство. Или же иметь одну компанию на аутсорсинге, которая будет вести дела всех филиалов. При современных коммуникациях ХХI века передать информацию по электронной почте – дело одной минуты.
Каким образом лучше наладить эффективное сотрудничество руководства компании и работающего на аутсорсинге специалиста, чтобы вся информация в обе стороны поступала оперативно и качественно?
— Чтобы это было эффективно и реально, можно нанять специалиста на аутсорсинге по договору на 10–15 тысяч рублей – это реальная цифра для регионов. И взять в офис девушку на обслуживание банковских счетов, выписку документов и так далее, и постоянно контролировать. Девушка может также совмещать функции секретаря или личного помощника директора. В офисе будет вестись весь учет, а информация от директора поступать в режиме онлайн. Задача этой девушки осуществлять постоянную связь с офисом бухгалтеров на аутсорсинге, которые и будут вести учет.
Коммерческая тайна превыше всего!
Какой оптимальный возраст опытного бухгалтера, которому можно доверить свои дела?
— Опыт приходит со временем. Следует посмотреть послужной список этой компании. Ведь аутсорсинговые компании, как правило, открывают опытные финансисты или бухгалтеры уже с большим стажем штатной работы за плечами. Поэтому опытный сотрудник данной компании, собаку съевший на всех делах в области бухгалтерии, – человек 35–55 лет. Зачастую это выходцы из крупных компаний. Понятное дело, что предпринимателям хочется взять к себе в штат бухгалтера, который имел опыт работы в крупной организации и может оперировать массой данных. Но цена такого профессионала в этом случае будет высокой – надо отдавать себе в этом отчет.
Но ведь иногда компании нанимают не аутсорсинговую компанию, а специалиста-одиночку, который и будет вести бухгалтерию компании. В чем плюсы и минусы данного явления?
— Да, это актуально для небольших фирм, которым и нужен всего один человек. Главное, чтобы специалист имел опыт работы с большим объемом информации. И важно постоянно держать с данным специалистом связь. Если вы имеете дело с фрилансером, это должен быть очень сильный человек, который может уложить в голове данные по десяткам фирм. Иногда срочно требуется получить на руки акт сверки или определенные данные, но если человек ведет 10 и более фирм и у него в данный момент встреча, то не сможет вам ничем помочь. В случае аутсорсинга к каждому заказчику прикреплен человек, который должен в оперативные сроки решать всего его вопросы. А остальные эксперты уже занимаются учетом.
Роман Владимирович, в каком случае отношения с аутсорсинговой компанией следует тут же разрывать?
— Важное условия для любого предпринимателя – это соблюдение коммерческой тайны. Если отношение к клиенту неуважительное, неисполнительное, необязательное – также следует разрывать отношения. Любой может ошибаться – от этого не застрахован никто. Важно, чтобы специалист ошибку признал и исправил в срок. Поэтому противоречия и ссоры между заказчиком и исполнителем могут быть, главное – чтобы они не отражались на качестве работы и конечном результате.
Часто директора компаний жалуются на то, что бухгалтеры общаются с ними на непонятном, птичьем языке. А бухгалтеры, в свою очередь, сетуют на то, что директора не успевают вовремя подписать документы. Как же прийти этим двум сторонам к взаимопониманию?
— Многое зависит от руководителя компании. Считаю, что он должен быть подкован в любой отрасли. И ему следует знать основы бухгалтерии. А бухгалтерам, в свою очередь, следует более доступно все объяснять предпринимателю.
...
Адрес полной публикации: http://www.top-personal.ru/mastersaleissue.html?102
